In Monitorul oficial de miercuri a fost publicat ordinul Ministerului Finantelor Publice prin care se aproba modelul documentelor utilizate in activitatea financiar contabila valabile de la 01 ianuarie 2016. Documentul aproba aceste modele valabile din 01 ianuarie 2016, data cand se abroga OMFP nr. 3512/2008 privind documentele financiar contabile. Ordinul detaliaza si documentele financiar contabile care se pastreaza timp de 5 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite
- Fiecare entitate isi poate adapta modelele documentelor in functie de activitatea desfasurata, iar circuitul si numarul de exemplare al documentelor financiar contabile se stabilesc prin proceduri proprii.
- Ordinul detaliaza si documentele financiar contabile care se pastreaza timp de 5 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite.
- Dupa cum se cunoaste, toate operatiunile economico-financiare se consemneaza in momentul efectuarii lor in documente justificative ce stau la baza inregistrarilor in contabilitate.
- Actul normativ precizeaza ce elemente principale trebuie sa cuprinda documentele justificative, dupa cum urmeaza: - denumirea documentului; - denumirea si adresa persoanei juridice/fizice ce emite documentul; - numarul si data intocmirii; - mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii; - continutul operatiei economice; - date cantitative si valorice; - numele si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii.
- Documentele justificative provenite din tranzactii de achizitii de bunuri de la persoane fizice ce au la baza ca document Borderoul de achizitie sau Carnetul de comerciant, pot fi inregistrate in contabilitate numai daca se face dovada intrarii in gestiune a bunurilor.
- Pentru prestarile de servicii efectuate de persoanele fizice impuse pe baza de norma de venit, este necesara existenta de contracte sau conventii civile, precum si de documentele prin care se face dovada platii cum sunt: chitanta, ordin de plata, dispozitie de plata, dispozitie de incasare etc.)
- Contabilitatea se tine in limba romana si in moneda nationala, iar contabilitatea operatiunilor efectuate in valuta se tine atat in moneda nationala, cat si in valuta.
- Din punctul de vedere al numerotarii documentelor, entitatile isi asigura un regim intern de numerotare, cu respectarea urmatoarelor reguli:
- se va desemna prin decizie interna scrisa o persoana sau mai multe, dupa caz, care sa aiba atributii privind alocarea si gestionarea numerelor;
- fiecare document va avea un numar si o serie;
- se vor emite proceduri proprii de stabilire si alocare de numere sau serii prin care se va mentiona pentru fiecare exercitiu care esre numarul sau seria de la care se emite primul document.
- Factura este documentul justificativ care sta la baza inregistrarii in contabilitate. Pentru situatiile in care nu exista obligatia emiterii facturii, inregistrarea se face pe baza de contracte sau alte documente, cum sunt avize, chitante, extras de cont etc.
- Actul normativ precizeaza si termenele de pastrare a documentelor financiar contabile, dupa cum urmeaza: - statele de salarii se pasteaza 50 de ani; - registrele si celelalte documente financiar contabile se pastreaza 10 ani; - se precizeaza un numar de 25 de documente pentru care termenul de pastrare este de 5 ani, dintre care amintim: NIR - ul, bonul de consum, Fisa de magazie, Lista de inventariere, Ordinul de deplasare, Angajamentul de plata etc.
- Se pastreaza ca registre de contabilitate obligatorii: - Registrul jurnal; - Registrul inventar; - Cartea mare.
- Ca forme de inregistrare in contabilitate, se pastreaza principalele forme, si anume: - forma de inregistrare pe jurnale; - forma de inregistrare maestru-sah; - forma de inregistrare combinata mastru-sah cu jurnale.
- Ordinul permite desigur si utilizarea sistemelor informatice pentru activitatea financiar contabila si stabileste cerintele minime care sunt necesare pentru aceste programe, iar entitatea trebuie sa asigure arhivarea corespunzatoare a documentelor (material realizat cu sprijinul consultantului fiscal Adrian Benta)
