Emailul ramane, pentru majoritatea companiilor, principalul mijloc de comunicare. Un serviciu de email robust ramane o necesitate extrem de importanta pentru orice companie, iar securitatea datelor si functiile avansate de sincronizare si control al accesului devin din ce in ce mai relevante pentru multe firme mici si mijlocii.
Securitate
Emailul este unul dintre principalii vectori de transmisie a virusilor, spyware-ului si o metoda predilecta utilizata de hotii de identitate. Office 365 integreaza servicii avansate de securitate, care protejaza utilizatorul de orice tip de atac transmisibil prin mesageria electronica. Filtrele avansate pot detecta mesajele tip phising, iar informatiile confidentiale sunt protejate de interceptare prin sisteme complexe de codificare. O solutie de antivirus pentru email separata nu mai este necesara, pentru ca Office 365 deja integreaza toata protectia necesara, actualizata in timp real, fara sa fie necesara nici o actiune din partea administratorului.
Mobilitate
Emailul trebuie sa fie accesibil de oriunde. Majoritatea serviciilor existente ofera suport pentru accesarea de pe diferite aparate, dar doar Office 365 permite utilizarea Outlook, una dintre cele mai bune aplicatii de email business din lume pe orice aparat. Noul Outlook este acum disponibil pe orice aparat care suporta un browser modern. Indiferent de platforma, de la Windows 8, la Mac OS sau Android, Outlook este tot timpul disponibil, cu toate functiile de mesagerie si management al agendei.
Spatiu de stocare si siguranta datelor
Unul dintre principalele avantaje ale sistemelor cloud este disponibilitatea serviciilor (99,9% garantat). Solutiile clasice de gazduire locala au timpi de inactivitate mult mai mari decat serviciile cloud, iar stocarea redundanta a datelor este cel mai adesea un cost suplimentar. Cu Office 365, fiecare utilizator are la dispozitie 25GB spatiu de stocare, iar toate mesajele sunt stocate si au backup in cloud, ceea ce scade dramatic sansele ca o companie sa piarda date din cauza problemelor tehnice. Indiferent ce se intampla, de la dezastre naturale la probleme tehnice ale sistemelor de mail clasice, serviciul de email din Office 365 pastreaza informatiile stocate in cloud in deplina siguranta.
Integrare cu serviciile Microsoft
Serviciile de email din Office 365 ofera o integrare foarte stransa cu restul pachetului de productivitate Microsoft. Toate mesajele trimise prin Lync, sistemul de comunicare din interiorul companiei tale integrat in Office 365, si toate notificarile din SharePoint sunt acum integrate in Outlook, iar indicatorul de prezenta anunta partenerii de discutie care este statusul oricarui utilizator, in orice moment. Calendarul, lista de sarcini si contactele sunt integrate in acelasi loc, pe orice aparat, multumita tehnologiei Microsoft Exchange. Sistemul suporta implementarea de protocoale de securitate pentru toate aparatele unei companii dintr-un singur panou central de comanda, fara sa fie nevoie de un server dedicat pentru aceasta sarcina. Functiile avansate de jurnalizare permit contorizarea precisa a activitatatii si a eficientei angajatilor: orice actiune, de la compunerea unui mail la lucrul pe un document, poate fi contorizata si trecuta intr-un timeline care sa ajute la eficientizezi eforturilor unei companii.
Bogdan Kochesch, director al Educativa, o companie romaneasca specializata in organizarea de evenimente educationale, foloseste serviciile cloud din Office 365 de doi ani de zile. In interviul de mai jos puteti auzi cateva dintre motivele care l-au determinat sa aleaga serviciile cloud de la Microsoft.
Educativa from Smile Media on Vimeo.
Bogdan Kochesch, despre Educativa si serviciile de cloud:
- In 2005 am lansat prima editie a RIUF – targul international de universitati – care in acest moment este cea mai mare oportunitate de interactiune live intre elevi si studenti si ofiterii de admiteri de la universitati internationale. Acum cel mai mare proiect al nostru este un serviciu de consiliere gratuita pentru studenti si elevi care vor sa plece la studii in strainatate numit EDMUNDO.
- Serviciile Office 365 le folosesc din septembrie 2011 de cand am trecut la servicii Microsoft de la Google Apps. Principala problema pe care o intampinam era ca absolut toti utilizatorii din compania noastra erau heavy-users de Outlook si automat integrarea cu orice serviciu de e-mail trebuia sa fie cat se poate de nativa. Anterior, cu Google Apps aveam probleme la sincronizarea intre e-mail-uri si Outlook si, automat, interveneau probleme de productivitate, erori, frustrari personale ale calor care lucrau. Microsoft a venit, oarecum, ca o solutie naturala la problemele cu care ne confruntam.
- A decurs mult mai simplu decat imi imaginam. Am inceput sa ma uit la oferta pe care o aveau in cloud, am evaluat cam o luna cum functioneaza in corelare cu serviciile de care aveam nevoie noi si modul de implementare pe care urma sa-l folosim. Am scris la Microsoft ca vrem sa mergem mai departe, au trimis e-mail-ul nostru catre un implementator si apoi toata migrarea, absolut toata implementarea a durat mai putin de 3 zile.
- In principal, email-ul din Office 365 ne aduce “peace of mind”, ne aduce o relaxare mai mare a oamenilor care lucreaza zilnic cu e-mail, cu Outlook, cu modul de organizare al comunicatiilor electronice cu beneficiarii nostri. Dincolo de toate aceste aspecte, ne-a si sporit putin productivitatea in sensul in care avem posibilitatea sa lucram colaborativ pe mai multe documente gasite online, mult mai usor unii cu altii decat o faceam in trecut, de exemplu pe server-ul SharePoint.
- Intotdeauna ne uitam la costuri in momentul in care alegem o solutie pentru noi, fie ea de natura IT, fie de natura de productivitate, print s.a.m.d. Costul a fost important pentru noi, insa, in egala masura, aveam experienta din trecut. Am inceput in 2005 fara a plati bani extra pentru serviciile de e-mail, foloseam un POP3 simplu, dupa care am trecut la Google Apps incepand sa platim o taxa pentru serviciile de e-mailing. Nu ne-au folosit asa cum ne asteptam si in momentul in care am luat decizia spre Microsoft ne-am uitat la costuri, la beneficiile pe care ni le aduce. Din punct de vedere al cost versus beneficii pentru noi a avut sens. Mai mult de atat, ne uitam foarte mult la productivitatea pe care ar putea sa o aduca un anumit serviciu sau un anumit produs atat oamenilor din echipele noastre, cat si beneficiarilor nostri.
Situatia Educativa, o companie in plina ascensiune, nu este singulara. Conform unui studiu recent realizat de Ipsos Mori pentru Microsoft la nivel european in randul consumatorilor IMM, exista o corelatie intre perspectivele de crestere ale unei companii si serviciile pe care le foloseste. 55% dintre cele 200 de companii romanesti chestionate folosesc servicii cloud, mai ales de email si stocare de documente, iar 83% dintre utilizatori sunt de parere ca serviciile cloud au “un rol crucial intr-o organizatie care are ambitia de a creste”.
Principalul motiv al adoptiei serviciilor cloud la nivelul intreprinderilor mici si mijlocii este securitatea superioara serviciilor clasice, dar in acelasi timp, reprezinta si principalul motiv de ingrijorare pentru IMM-urile care inca nu folosesc acest tip de servicii.
Conform studiului, numarul utilizatorilor multumiti de eficienta serviciilor IT este mai mare in randul utilizatorilor de servicii cloud, comparativ cu utilizatorii de servicii non-cloud (85% vs. 75%).
Migrarea catre serviciile cloud poate insemna mai multa eficienta, costuri mai mici si securitate mult mai buna. Afla mai multe detalii despre serviciile de email din Office 365 pe site-ul Office365.ro
4
16
