Autoritățile fiscale au căutat în ultimele luni mijloace și metode de adaptare la noua realitate a specificului controalelor fiscale, în general, și a inspecțiilor fiscale, în particular. Însă, în lipsa infrastructurii informatice care ar fi permis efectuarea acestora pe cale electronică, inspectorii folosesc în continuare metodele tradiționale de control. Astfel, chiar dacă marea majoritate a inspecțiilor fiscale sunt demarate și derulate cu prezență fizică la sediile contribuabililor, am remarcat, totuși, o schimbare notabilă în privința comunicării prin mijloace electronice (de regulă, e-mail), care a devenit normă, fie că este vorba de solicitările echipei de control, fie de răspunsuri ori informații transmise contribuabililor verificați.
Această comunicare la distanță reprezintă, desigur, doar un prim pas de trecere a inspecțiilor fiscale în mediul online care poate va conduce în viitor la derularea acestora exclusiv sau, cel puțin, parțial pe platforme online, așa cum se întâmplă în alte state.
Pentru contribuabili, aceste noi metode de interacțiune cu autoritățile fiscale prezintă, de asemenea, implicații majore. Una dintre acestea o reprezintă necesitatea de a avea o arhivare electronică care să faciliteze accesul rapid la documentele solicitate de organele fiscale, chiar dacă persoanele responsabile pentru întocmirea evidențelor documentare nu sunt disponibile, din motive obiective (mai ales în perioada pandemiei) sau nu mai sunt în companie la momentul efectuării controlului fiscal.
În egală măsură, o organizare ar putea facilita schimbul de informații cu inspectorii fiscali, care se poate dovedi a fi chiar mai dificil în condițiile actuale de pandemie sau de lucru la distanță și fără acces direct la documentele fizice.
Evidențele documentare dintr-o astfel de arhivă este recomandabil să fie organizate în funcție de importanța tranzacției, de riscul fiscal și chiar să fie creată o procedură internă în acest sens (grad de documentare necesar pe tip de tranzacție, mod de păstrare a evidențelor, arhivare), astfel încât departamentul financiar să aibă acces și să fie în măsură să identifice într-un timp cât mai scurt documentele și informațiile solicitate în inspecțiile fiscale. Este cu atât mai utilă și actuală o asemenea arhivare, cu cât în această perioadă au fost acordate facilități fiscale ce vor face, cel mai probabil, obiectul unor verificări în cadrul inspecțiilor din perioada imediat următoare și care trebuie, astfel, să fie în mod temeinic documentate de contribuabil.
De exemplu, s-ar putea dovedi extrem de utilă acordarea unei atentii deosebite în documentarea cheltuielilor efectuate de societăți în contextul pandemiei, cum ar fi cheltuielile cu asigurarea desfășurării activității economice în condiții de siguranță. Astfel, trebuie facuta analiza de la caz la caz astfel incat sa se determine tratamentul unor asemenea cheltuieli atât din perspectiva deductibilitatii la calculul impozitului pe profit, dar si din perspectiva tratamentului la nivel de individ.
În egală măsură, în interacțiunea cu organele fiscale au fost utilizate tot mai des documente semnate electronic de către reprezentanții legali sau împuterniciții contribuabililor care dețineau semnături electronice extinse și care au permis înregistrarea online a cererilor acestora, pe adresa de email a inspectorilor fiscali sau chiar a autorității fiscale implicate.
Un articol semnat de Monica Vîrza, Director PwC România și Mihail Boian, Partener D&B David și Baias
Citește mai multe pe blogul PwC România
