Lucrul cu documentele s-a schimbat dramatic în ultimii ani, odata cu aparitia la scara cu adevarat larga a internetului mobil de mare viteza. Fiecare angajat poate acum lucra de oriunde, dar, mai important, odata cu trecerea la sisteme de tip cloud computing, poate lucra de pe orice aparat.
Mutarea in cloud a lucrului cu documente este foarte simpla: aplicatiile care inainte rulau nativ pe un aparat sunt acum disponibile din orice browser, fara compromisuri serioase de functionalitate. Software-ul este licentiat pe baza unui nume de utilizator si poate fi folosit pe pana la cinci aparate, ceea ce simplifica totul si reduce drastic costurile de licentiere. Indiferent daca accesul se face de pe un PC, Mac, tableta sau smartphone, documentele sunt stocare pe un server securizat si pot fi accesate de oriunde.
Sincronizarea fisierelor este automata, iar lucrul colaborativ este posibil in timp real pentru mai multi utilizatori. Fie ca este vorba de o prezentare sau de un document text, vizualizarea si editarea sunt posibile printr-un sistem cloud de, practic, oriunde. La fel, partajarea documentelor este mult simplificata, iar versiunile partajate sunt automat cele mai recente. Securitatea fisierelor este garantata, iar riscul contaminarii cu malware este practic zero, dat fiind ca totul are loc intr-un mediu securizat la cele mai inalte standarde.
Dincolo de accesul prin aplicatii web, versiunile native ale Microsoft Office permit in continuare accesul la toate documentele stocate in cloud, printr-o interfata simplificata si integrata cu toate serviciile oferite in suita Office 365.
In cele ce urmeaza, va prezentam un scurt interviu cu Cosmin Ficleanu, Software Development Manager la Infotrend pe tema "Documente in cloud cu Office 365". Infotrend este o companie cu capital 100% românesc, înfiintată în anul 2008, având ca domeniu principal de activitate furnizarea de solutii si servicii IT. În cei 4 ani de activitate, Infotrend si-a diversificat atât portofoliul de servicii, cât si liniile de business, iar în momentul de fată oferă solutii complete de infrastructură, software, managed printing services si consultantă specializată pe fiecare dintre aceste domenii de expertiză. In prezent Infotrend oferă servicii si solutii IT&C pentru mai mult de 200 de clienti din diferite domenii de activitate: banking si servicii financiare, asigurări, productie, retail si distributie, energie si utilităti, media si institutii publice.
Fragmente din interviul oferit de Cosmin Ficleanu:
Care sunt motivele pentru care companiile va cer solutii de documente in Cloud?
Motivele ar fi mai multe, dar voi mentiona acum doar cateva. Exista un trend pe piata, fiecare isi doreste sa beneficieze de cele mai noi solutii. Am putea apoi sa mergem spre zona de costuri, stiut fiind ca solutiile in Cloud ofera la doar o fractiune de cost avantajele unei solutii profesioniste care s-ar instala on premises si mergand la toate aspectele care tin de fiabilitatea solutiei, de disponibilitatea si, nu in ultimul rand, de necesitatea mult mai redusa de personal IT care sa sustina o asemenea solutie. Astfel costurile clientilor pot fi reduse pe mai multe categorii.
Cat de dificila e trecerea de la un sistem local la un sistem in Cloud?
In functie de situatia concreta a clientului propunerea noastra este, in primul rand, sa vedem care este implementarea si infrastructura existente si, in functie de ce gasim, analizam si identificam cei mai usori pasi pentru a trece catre o solutie in Cloud. Exista exemple in care solutia on premises poate sa fie in aceeasi platforma ca si solutia in Cloud- cum a fost si cazul implementarii de la Anchor Grup, unul dintre clientii nostri - implementarea si trecerea a fost destul de usor de facut. Pot fi si situatii in care platformele tehnologice sunt din alta familie sau de la alt furnizor, caz in care pot fi necesare, in contextul migrarii, diverse unelte care sa ne ajute in aceasta migrare.
Cat de dificila este implementarea pe platforme diferite?
Cele mai multe platforme tehnologice din ziua de astazi sunt facute pe standarde deschise, iar aceasta face sa fie usor integrabile platformele on premises cu cele din Cloud. Dar exista si situatii in care sunt necesare niste instrumente suplimentare care sa ajute migrarea, fie ca vorbim de migrare de mail, sau de documente, sau de aplicatii efective pe care le are clientul, migrarea din sisteme on premises catre platforme Cloud.
Care sunt sistemele de protejare a datelor si cum sunt ele mai eficiente decat cele dintr-un sistem local?
Acesta este un punct important, despre care avem de discutat mult cu clientii dat fiind ca isi pun o problema de securitate si confidentialitate a datelor pe care nu le mai tin on premises si le muta in Cloud. Ar trebui sa vorbim despre toate nivelurile de securitate. In primul rand despre securitatea fizica adica accesul efectiv la servere, la reteaua de comunicatii (la cablurile care compun aceasta retea). Vorbim mai departe de accesul la serverele din cadrul solutiei si apoi de elementele din aceste sisteme adica aplicatii, baze de date si asa mai departe. Pentru fiecare dintre aceste niveluri, intr-o solutie Cloud, exista atat masuri de securitate, cat si certificate obtinute tocmai ca sa ofere clientilor posibilitatea si certitudinea ca datele lor sunt in siguranta. Intr-un sistem on premises, daca ar fi sa comparam aceleasi niveluri de securitate, ar insemna data center cu acces controlat, cablurile securizate, securitate mergand pana la dispozitive biometrice de acces la servere si la aplicatii: in principal este vorba atat despre drepturile de administrare cat si de accesul utilizatorilor, autentificarea mergand de la user name si parola pana la dispositive biometrice de autentificare care ar fi cele mai sigure.
In ultimul an cate companii au ales solutii de documente in Cloud?
E greu de spus pentru ca piata acum se formeaza -daca vorbim doar de Romania si doar de servicii Cloud. Fara sa am o cifra exacta pot sa spun ca mai mult de jumatate din companiile cu care vorbim ar prefera o solutie de Cloud fata de o solutie on premises.
Care sunt beneficiile solutiei Office 365 in comparatie cu solutiile existente pe piata?
Solutia Office 365 este deja o solutie matura cu toate ca a aparut doar de cativa ani, iar maturitatea este data de faptul ca ea inglobeaza niste tehnologii existente pe piata de multi ani. Dintre avantajele pe care le putem mentiona (atat cel intrinseci ale platformei, cat si cele competitive) sunt de la scaderea costurilor de implementare si reducerea duratei de implementare a unei solutii (dat fiind ca toate componentele sunt acolo, sunt integrate, functioneaza nativ unele cu celelalte) mergand pana la economia bugetara. Din punct de vedere tehnic, departamentul de IT are o sarcina mult mai usoara in a administra platforma astfel incat se poate concentra mai mult pe analiza, descoperirea si satisfacerea nevoilor de business. Si intr-un final, insa nu in cele din urma, pentru utilizatori care au acces la date, aplicatii, documentele lor atat de la birou cat si din afara biroului de pe dispozitive mobile in aceeasi masura ca si de pe laptop sau din diverse alte locatii unde s-ar putea afla. Practic fiecare utilizator isi primeste informatia de care are nevoie atunci cand are nevoie oriunde s-ar afla.
4
14
