Activitatile noastre zilnice sunt din ce in ce mai orientate catre mediul electronic si online. Traim intr-un ritm care ne-a impus sa adoptam solutii eficiente si sigure pentru a plati facturi si taxe, a face cumparaturi, a verifica soldurile bancare, etc. Este o practica pe care am ales-o din dorinta de a simplifica lucrurile si pe care multi dintre noi ne dorim sa o regasim si in viata profesionala, unde cautam solutii pentru a depasi constrangerile de timp si spatiu atunci cand trebuie sa obtinem o aprobare, sa semnam rapid un contract sau sa accesam un document de la distanta.
Avem nevoie de solutii tehnologice prin care sa avem acces mai simplu si rapid la documente si care sa le garanteze valoarea legala si securitatea. Renuntarea la documentele tiparite si migrarea catre biroul paperless, prin adoptarea de solutii precum semnatura electronica calificata si arhivarea electronica, ne ofera posibilitatea noua si companiilor pentru care lucram sa devenim eficienti. Prin utilizarea documentelor electronice beneficiem de progresele tehnologiilor mobile pentru a oferi angajatilor un nivel de mobilitate ridicat: acces la documentele companiei de oriunde, in siguranta, interactiunea in timp real cu colegii si colaboratorii, chiar si cand nu sunt la birou, si chiar semnarea electronica a oricarui tip de document.
O ingrijorare comuna pentru cei care inca nu utilizeaza semnaturi electronice in procesele de business este ca un document semnat electronic nu are aceeasi valoare legala ca un document semnat olograf, pe hartie. Utilizarea semnaturii electronice calificate este reglementata atat prin legislatia nationala, cat si prin cea europeana, care stabileste conditiile pe care aceasta trebuie sa le indeplineasca pentru ca documentele astfel semnate sa aiba valoare legala:
- sa apartina unui semnatar unic si sa asigure identificarea acestuia
- sa fie creata utilizand un dispozitiv criptografic care apartine nominal semnatarului si pe care este stocat un certificat digital calificat.
Astfel, documentele semnate electronic beneficiaza de garantia autenticitatii, integritatii si nerepudierii in instanta. In plus, utilizarea semnaturii electronice calificate permite transmiterea si arhivarea documentelor in mod sigur si eficient.
Beneficii
- Castigati timp pentru activitati direct productive si accelerati procesul de aprobari pentru documente externe si interne
- Economisiti bani prin eliminarea costurilor de hartie, toner, curierat etc.
- Protejati mediul inconjurator
- Creati o arhiva electronica de documente usor accesibile si disponibile oricand, de oriunde
- Asigurati securitatea documentelor prin utilizarea mecanismelor de criptare avansata, iar identitatea dumneavoastra este imposibil de falsificat
Momentul oportun pentru a face pasul catre biroul paperless este chiar acum. Un birou fara hartii nu inseamna absenta informatiilor tiparite pe hartie sau lipsa valorii legale a unui document semnat electronic, ci inseamna ca informatiile exista in continuare, mai accesibil, mai usor de gestionat si la fel de legale ca cele printate. Datorita tehnologiilor aparute in ultimii ani, astazi acest lucru este la indemana oricarei companii care doreste sa isi gestioneze intr-un mod mai inteligent resursele, sa imbunatatească procesele interne si sa simplifice interactiunea cu clientii si partenerii de afaceri.
